Een werknemer wisselt gemiddeld 120 professionele berichten per dag uit, via alle kanalen, volgens een studie uitgevoerd in 2023 door het bureau Lecko. De meldingen nemen toe, soms meer dan duizend per week, zonder garantie voor een betere informatiecirculatie.
Sommige internationale groepen stellen nu tijdslots zonder berichten in, wijzend op het risico van digitale uitputting en verlies van productiviteit. Anderen zetten in op strikte protocollen om urgente berichten en routine-uitwisselingen te prioriteren. De praktijken variëren, maar de vraag naar de werkelijke effectiviteit van deze tools blijft open.
Aanvullende lectuur : Hogescholen: digitale tools voor studenten en docenten
Interne berichten: tussen productiviteitswinst en verzadigingsrisico
De interne berichten in bedrijven hebben de manier waarop teams communiceren en samenwerken ingrijpend veranderd. Men prijst hun reactievermogen, de centralisatie van uitwisselingen, de eenvoud van het delen van bestanden. Tegenwoordig beperken deze tools zich niet langer tot het verzenden van berichten. Ze bieden een scala aan functionaliteiten die het kantoorleven opnieuw vormgeven:
- werkgroepen,
- projectbewaking,
- archivering,
alles convergeert naar een digiwerkplek die is ontworpen om de samenwerking te vergemakkelijken.
Managers zien hierin een hefboom om beslissingen te versnellen, de stortvloed aan interne e-mails te verminderen en de uitwisselingen te vereenvoudigen. Maar door te veel te willen vergemakkelijken, loopt het bedrijf het risico zijn medewerkers te overspoelen met een constante stroom van meldingen. Digitale infobesitas nestelt zich, knabbelt aan de concentratie, snijdt de diepgang van taken af en genereert een constante druk. De cijfers van Lecko spreken voor zich: meer dan 100 dagelijkse berichten te verwerken, zonder de informatiestromen die elkaar kruisen tussen instant messaging, samenwerkingshulpmiddelen en e-mails. We bewegen ons op een scherp randje: de belofte van prestaties streelt soms de verzadiging.
Aanvullende lectuur : Welke smartphones hebben in 2024 de beste netwerkontvangst?
Een cultuur van permanente uitwisseling, het ontbreken van duidelijke regels voor het beheer van meldingen, en daar is de grens vervaagd tussen efficiëntie en overschrijding. Het voorbeeld van de berichtenservice van Akeonet, geïntegreerd in de Veriscope-omgeving, zegt veel: het platform centraliseert documenten, discussies en taakbewaking. Maar om te voorkomen dat de tool een valstrik wordt, moeten er grenzen worden gesteld, moeten teams worden opgeleid en moeten managers betrokken worden. De kwaliteit van leven op het werk hangt dus niet alleen af van de technologie, maar ook van de manier waarop deze wordt geïntroduceerd, begeleid en dagelijks wordt ervaren.
Drie dynamieken coëxisteren in bedrijven die inzetten op digitale communicatie:
- Verhoogde productiviteit door snelheid en coördinatie
- Overbelasting veroorzaakt door de toename van berichten
- Welzijn beïnvloed door infobesitas en de moeilijkheid om te disconnecten
Concreet advies om infobesitas te verlichten en de communicatie dagelijks te vergemakkelijken
Het is onmogelijk om effectief te blijven in het licht van een tsunami aan informatie zonder collectieve regels vast te stellen. Om de verspreiding te beperken, wint elk team bij het definiëren van een nauwkeurige kaders: het aantal groepen beperken, de kanalen prioriteren, tijdslots instellen voor het raadplegen van berichten. Het fijnmazig beheren van meldingen wordt een digitale overlevingswapen: instellen, filteren, organiseren, dat is de concentratie behouden en de onderbrekingen beperken die de aandacht vampiriseren.
Het recht op disconnectie is geen luxe meer voor weinigen. Het is een richtlijn, een vangnet. Managers en HR moeten de koers bepalen: niet vragen buiten werktijden, de voorkeur geven aan asynchrone consultaties, het voorbeeld geven. Het is beter om in te zetten op pedagogie en opleiding: iedereen moet leren het beste uit de tools te halen, te classificeren, te beveiligen, het urgente van het secundaire te onderscheiden.
Het is niet nodig om interne e-mails te vermenigvuldigen om de vaagheid op te vullen: het gebruik van visuele hulpmiddelen maakt de informatie duidelijker. Het openen van een ideeënbus op het communicatieplatform maakt het ook mogelijk om de werkelijke behoeften te peilen en de collectieve praktijken te verfijnen. Teamcohesie wordt niet decreet; het wordt opgebouwd op transparantie, respect voor vertrouwelijkheid en vertrouwen, ondersteund door duidelijke regels en waakzaamheid over de GDPR.
Hier zijn enkele hefboompunten om de verzadiging te beperken en de effectiviteit te herstellen:
- Filter en stel meldingen in
- Begeleid de communicatie met gedeelde regels
- Opleiden over het beheer van tools
- Leef het recht op disconnectie
De grens tussen effectieve samenwerking en digitale oververhitting ligt in enkele vaak eenvoudige, maar beslissende aanpassingen. Het digitale bedrijf zal nooit een rustige stroom zijn, maar iedereen kan leren om door de stroomversnellingen te navigeren zonder zich te verliezen.